El mejor formato para una carta de presentación administrativa
Cuando se trata de los profesionales de la administración, lo primordial es la organización, así que muestra tus talentos con una carta de presentación bien presentada. Tu carta de solicitud debe contener:
- El encabezado de la carta de presentación
- El saludo / la presentación
- Introducción a la carta de presentación
- Los párrafos del medio (cuerpo de la carta)
- El párrafo final de tu carta de presentación (conclusión y llamada a la acción)
Si bien estas secciones son comunes, lo que escribes en ellas no lo es. Antes de comenzar, toma en cuenta a cada compañía a la que piensas postularse. Conocer su cultura y misión. De ser posible, averigüa con cuántas personas vas a trabajar. Toda esta información te dará la pauta que tomes y el mensaje que elijas entregar.
Consejo de expertos: las cartas de presentación son documentos individuales
¿Qué queremos decir con eso? En realidad no vas a crear una carta, sino muchas variaciones sobre el tema. ¿Por qué? Por dos razones principales:
- Cada trabajo es diferente, y cada carta de presentación del ramo administrativo debe reflejar eso.
- Debes tener en cuenta el ATS en cada parte de tu solicitud, no solo en tu currículum, así que también usa las palabras clave y frases en su carta.
Cada vez que solicites un nuevo trabajo, revisa su carta de presentación y realice todos los cambios necesarios para abordar las necesidades de su posible empleador.
La guía completa de cartas de presentación es una excelente lectura para encontrar consejos generales sobre cómo escribir cartas de presentación, pero el resto de este texto profundiza en cada párrafo y la mejor manera de compilarlo.
El siguiente ejemplo de carta de presentación del ramo administrativo te ofrece una descripción general de cómo crear tu propia solicitud:
Estimada Sra. del Bosque,
Desde mi infancia, he experimentado un profundo placer en mantener cada plato girando.
Cuando un empleado de SPIGA solicita asistencia administrativa, necesita saber que no sólo cumplirá lo que le pidan, sino que además lo hará bajo los estándares más altos.
Para ello se requiere una gran capacidad de organización, agilidad mental y concentración en las tareas. En mis cinco años de experiencia en administración, nunca he incumplido un plazo y siempre he recibido las mejores valoraciones por la calidad de mi trabajo. Los auxiliares administrativos necesitan lograr objetivos y lograrlos bien.
Usted espera que sus asistentes administrativos estén familiarizados con las últimas tecnologías, que utilicen los métodos de comunicación más avanzados y que organicen su tiempo para que puedan ser útiles al mayor número de personas. Mi blog semanal sobre productividad tiene 5,500 suscriptores, así que las últimas ideas y prácticas no me son extrañas.
Cinco años de experiencia en administración me convierten en el candidato perfecto:
- Experiencia exclusiva en moda de consumo. Conozco las exigencias del sector.
- Ética de trabajo: realizo entre 80 y 100 tareas al día.
- Ambiciones de crecimiento. Estoy a punto de terminar una carrera empresarial a distancia.
Los días ajetreados me hacen sonreír. Cuando las tareas se me echan encima, no dejo que no dejo nada por hacer a menos que sepa que lo he hecho lo mejor que he podido. En mi papel de auxiliar administrativo, adoptar una actitud de servicio ante todo con los que trabajo me ha ayudado a hacer más llevadera su jornada laboral.
Si tengo las capacidades necesarias para hacer un buen trabajo, no hay tarea que no acepte. Si no tuviera las habilidades requeridas, las aprenderé o pediré a alguien que me ayude.
Si le parece que puedo ayudar a su familia Spike, le agradecería que tuviera en cuenta mi candidatura. Espero ser una incorporación fiable y de valor añadido a su equipo administrativo.
Atentamente,
Daniel Moreno
Aviso: Si necesitas un poco más de inspiración para escribir cartas de presentación, puedes consultar nuestras muestras administrativas de cartas de presentación relacionadas:
- Ejemplo de carta de presentación para Representante de Servicio al Cliente
- Ejemplo de carta de presentación para Asistente Administrativo
- Ejemplo de carta de presentación para recepcionista
- Ejemplo de carta de presentación para Administrador de oficina
- Muestra de carta de presentación para Asistente de oficina
- Muestra de carta de presentación del Gerente de oficina
- Muestra de carta de presentación para Asistente personal
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- Muestra de carta de presentación para Recepcionista
- Muestra de carta de presentación para Asistente virtual
- Muestra de carta de presentación para Secretario/a
Encabezado de la carta de presentación
Aprovecha al máximo el único elemento de diseño que contiene su carta de presentación administrativa. Los trabajadores administrativos deben presentar en todo momento en la oficina una imagen fresca como lechuga. Un encabezado que sea limpio y atractivo te ayuda a presentar esa imagen a la primera.
Ese es un beneficio adicional del encabezado, cuyo propósito principal es mostrar tu información de contacto. Esta sección debe contener tu nombre, correo electrónico y el mejor teléfono de contacto en una tipo de letra legible.
Aunque desees crear una imagen indeleble con tu encabezado, asegúrate sobre todo de que sea legible. Usted no quiere poner ningún obstáculo en el camino de su objetivo. Estás escribiendo esta carta para obtener una entrevista, así que necesitas que los reclutadores la tengan fácil para programar una cita contigo.
Considera la posibilidad tanto de una entrevista telefónica como una video llamada. Prepárate para esto de la misma manera que lo harías para una entrevista en persona. Lo bueno de una llamada telefónica es que no necesitas arreglarte mucho y puedes mantener algunas notas a la mano como recordatorios.
El propósito de esta sección es sentar las bases para tu imagen como profesional que tiene orden y asegurarte de que tu información de contacto esté actualizada.
Saludo inicial de la carta de presentación
El saludo de tu carta de presentación administrativa tiene unas pocas palabras, pero un gran peso. ¿Por qué? La gente es más receptiva cuando se les llama por su nombre. “El nombre de una persona es para esa persona, el sonido más dulce e importante en cualquier idioma”, dijo una vez Dale Carnegie, el gurú de la superación personal y la capacitación corporativa.
Es por eso que debes comenzar usando el nombre del gerente de contratación, o si puedes averiguarlo, el nombre de tu posible jefe. A menos que sepas con certeza que una apertura informal como "hola" es apropiada, quédate con la más formal: "Estimado Sr./Sra./Sra. Apellido" y verifica tres veces que tenga la ortografía y el apleativo correctos.
Si no puedes averiguar el nombre de la persona responsable de la contratación, "a quien corresponda" está bien. “Estimado equipo de _____ ” es aceptable si sabes bien que encaja con la cultura corporativa.
El texto de muestra de la carta de presentación a continuación se queda con la fórmula "Estimado Sr./Sra./Sra. Apellido", porque es difícil equivocarse con ese saludo tradicional.
El objetivo del saludo de la carta de presentación es: hacer el esfuerzo adicional de involucrar al gerente de contratación aprendiendo su nombre y usándolo para atraerlos a tu texto.
Estimada Sra. del Bosque,
Introducción a la carta de presentación
El papel del personal administrativo está en constante cambio. Los asistentes de inteligencia artificial (IA) pueden hacer parte del trabajo que una vez se hizo a mano. Una carta de presentación administrativa sólida utiliza la introducción para resaltar lo que puede hacer que la IA no puede.
Seguimiento del cliente, habilidades de programación, el trato con las personalidades y prioridades de la oficina e incluso la interpretación de los cálculos de los datos de la computadora son todas habilidades que la IA no puede hacer, señala FastFuture. Enfoca la introducción en estas tareas de alto nivel y muestra cómo aprendes y evolucionas hacia tu futuro papel. Solo debes responder a la pregunta: “¿Por qué debería contratarte?” al dejar en claro que tu valor va mucho más allá de contestar teléfonos o programar reuniones.
Si en esta parte no puedes convencer al reclutador de que serás una gran adición al equipo, no lo lograrás.
El objetivo de la introducción de la carta de presentación: Señalar las habilidades de alto nivel que te convierten en un auténtico valor agregado para la empresa.
Desde mi infancia, he experimentado un profundo placer en mantener cada plato girando.
Parte media de la carta de presentación administrativa (cuerpo)
Los has cautivado con tu mensaje principal, ahora tienes el espacio para respaldarlo con ejemplos sobresalientes de tu carrera. Explica por qué quieres este trabajo en particular, luego usa tus éxitos profesionales para mostrar exactamente cómo no solo mantendrás la oficina funcionando sin problemas, sino que mejorarás los procesos y asumirás nuevas tareas.
A medida que haces acopio de tus mejores resultados profesionales, asegúrate de que ilustren los momentos en que 25 cosas tenían que completarse en los siguientes 5 minutos o la oficina explotaría. Bueno, está bien, tal vez eso fue una exageración (tal vez no), pero quieres demostrar que puedes manejar las situaciones más difíciles con aplomo.
Las viñetas son una excelente manera de resaltar varios éxitos importantes: ahorran espacio (puedes omitir frases innecesarias como "en mi último puesto pude" y saltar directamente a la acción) y romper esos grandes bloques de texto en negro.
Intenta que tu personalidad se muestre tanto en las historias que elijas, así como en el lenguaje que uses. También recuerda que el cuerpo de tu carta también te da espacio para agregar detalles y datos que no encajan en tu currículum.
Lee el texto de muestra de la siguiente carta de presentación para que observes una forma de lograr esto.
El objetivo del cuerpo de tu carta de presentación: Cimentar la impresión en el reclutador de que eres una fuerza multitareas que mantiene la calma bajo presión y deja ver un poco de tu personalidad.
Cuando un empleado de SPIGA solicita asistencia administrativa, necesita saber que no sólo cumplirá lo que le pidan, sino que además lo hará bajo los estándares más altos.
Para ello se requiere una gran capacidad de organización, agilidad mental y concentración en las tareas. En mis cinco años de experiencia en administración, nunca he incumplido un plazo y siempre he recibido las mejores valoraciones por la calidad de mi trabajo. Los auxiliares administrativos necesitan lograr objetivos y lograrlos bien.
Usted espera que sus asistentes administrativos estén familiarizados con las últimas tecnologías, que utilicen los métodos de comunicación más avanzados y que organicen su tiempo para que puedan ser útiles al mayor número de personas. Mi blog semanal sobre productividad tiene 5,500 suscriptores, así que las últimas ideas y prácticas no me son extrañas.
Cinco años de experiencia en administración me convierten en el candidato perfecto:
- Experiencia exclusiva en moda de consumo. Conozco las exigencias del sector.
- Ética de trabajo: realizo entre 80 y 100 tareas al día.
- Ambiciones de crecimiento. Estoy a punto de terminar una carrera empresarial a distancia.
Los días ajetreados me hacen sonreír. Cuando las tareas se me echan encima, no dejo que no dejo nada por hacer a menos que sepa que lo he hecho lo mejor que he podido. En mi papel de auxiliar administrativo, adoptar una actitud de servicio ante todo con los que trabajo me ha ayudado a hacer más llevadera su jornada laboral.
Si tengo las capacidades necesarias para hacer un buen trabajo, no hay tarea que no acepte. Si no tuviera las habilidades requeridas, las aprenderé o pediré a alguien que me ayude.
Cómo cerrar una carta de presentación administrativa (conclusión y despedida)
Una carta de presentación administrativa memorable termina con un rosetón que no deja ninguna duda en la mente del reclutador de que mereces esa entrevista. Muestra confianza en que tendrás la oficina bajo control y que facilitarás la vida laboral de todos a quienes apoyas.
Reitera la razón por la que serás una gran opción para el trabajo. Luego, ponle un toque más personal. Detalla un poco más por qué quieres trabajar para la empresa (nunca está de más hacer halagos, pero no llegues a la adulación) o comunica la satisfacción que te da al hacer un buen trabajo. Trata de quedarte con algo que luego puedas sacar a flote durante la entrevista
Puedes concluir solicitando con mucho respeto una entrevista y despedirte con la fórmula "Atentamente" o "Saludos cordiales".
El objetivo de esta parte: Recordarle al reclutador por qué eres una magnífica opción y solicitar una entrevista.
Si le parece que puedo ayudar a su familia Spike, le agradecería que tuviera en cuenta mi candidatura. Espero ser una incorporación fiable y de valor añadido a su equipo administrativo.
Atentamente,
Daniel Moreno
Palabras clave
- Carta de presentación para Administrador
- Ejemplo de carta de presentación para Administrador
